Cách sử dụng dấu, quản lý & đóng con dấu – Hộp đựng dấu VPEC
Cách sử dụng dấu & quản lý con dấu. Đóng dấu văn bản như thế nào?
Đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì con dấu là một vật dụng không thể thiếu cho sự hoạt động: dấu pháp nhân (hay còn gọi là dấu tròn) là đại diện mang tính pháp lý cho đơn vị, dấu chức danh để thể hiện vị trí quản lý của người đó,… và rất nhiều con dấu khác. Nó đại diện đảm bảo về tính pháp lý không chỉ nhằm giúp nhà nước có phương pháp quản lý tốt nhất mà còn là công cụ dàng buộc các giao kết bằng văn bản giữa các cơ quan, công ty, doanh nghiệp hay cá nhân với nhau. Do vậy, con dấu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng cho dòng chảy giao thương trên thị trường sản xuất kinh doanh và cung ứng.
Mặc dù con dấu được sử dụng một cách rất thường xuyên liên lục, đặc biệt là đối với các đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lý con dấu và sử dụng con dấu hay phương pháp đóng dấu văn bản sao cho đúng và chuẩn mực nhất. Đó chính là lý do VPEC xin chia sẻ nội dung bài viết tư vấn và hướng dẫn quan trọng này với tiêu chí giúp người đọc hiểu được một số thông tư – nghị định về con dấu và cách đóng dấu trên các loại văn bản, hóa đơn đỏ VAT, hợp đồng như: dấu treo, dấu giáp lai, dấu chữ ký, dấu sao y bản chính, dấu bản vẽ hoàn công,…
Nhìn vào một bản hợp đồng với hình ảnh con dấu tròn pháp nhân hay con dấu chức danh đóng nghiêng ngả, chữ ký một nơi – con dấu một lẻo có lẽ bạn sẽ đánh giá ngay được doanh nghiệp này đang gặp vấn đề về cách sử dụng, quản lý và đóng dấu văn bản…!
Hướng dẫn quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Từ ngày 08/12/2015, Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực.
Theo đó, con dấu doanh nghiệp (DN) được quản lý và sử dụng như sau:
– Các DN đã thành lập trước 01/07/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp DN làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký DN.
– Trường hợp DN đã thành lập trước 01/7/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận (GCN) đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp GCN đăng ký mẫu dấu.
Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của DN.
– Trường hợp DN đã thành lập trước 01/7/2015 bị mất con dấu, mất GCN đăng ký mẫu dấu thì DN được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này.
Đồng thời, thông báo việc mất con dấu, mất GCN đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp GCN đăng ký mẫu dấu.
Nghị định 96/2015/NĐ-CP thay thế Nghị định 102/2010/NĐ-CP.
Cách đóng con dấu trên các văn bản
Dấu treo
Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính VAT.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
Dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, dấu giáp lai cũng được sử dụng trong các trường hợp như đóng dấu giáp lai trên ảnh như CMND, bằng cấp các loại và một số công văn có dán ảnh,…
Cách đóng dấu văn bản có chữ ký
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Hộp đựng dấu phong thủy VPEC
Lý do bạn nên sử dụng Hộp đựng con dấu VPEC:
. Con dấu rất nhanh bị khô mực nếu bảo quản không tốt – Hộp dấu VPEC sẽ khắc phục hoàn toàn vấn đề này!
. Con dấu rất dễ bị mất hoặc hư hỏng & khi đó bạn sẽ mất nhiều thời gian làm lại, thậm chí có thể sẽ bị mất hợp đồng trong thời gian chờ lấy con dấu mới. Chi phí làm lại con dấu có thể lên tới 500.000 hoặc 700.000 đồng (Cao hơn chi phí để mua 1 chiếc hộp đựng dấu VPEC)
. Con dấu đựng trong hộp dấu VPEC khi mang đi giao dịch, ký kết hợp đồng sẽ tạo phong cách & ấn tượng về một nét văn hóa doanh nghiệp: Tạo niềm tin & sự uy tín cho đối tác.
. Hộp đựng dấu VPEC với thiết kế phong thủy & chuyên dụng sẽ mang đến nhiều tài lộc & thịnh vượng cho doanh nghiệp sử dụng.
Xem & tìm hiểu thêm về: Hộp đựng dấu VPEC
Tất cả những công văn, văn bản đều có một tiêu chuẩn đóng dấu chung, cho dù là đơn vị cơ quan hành chính nhà nước hay các tổ chức cá nhân, công ty, doanh nghiệp. Do vậy, sau khi tham khảo xong bài viết tư vấn & hướng dẫn này, bạn đọc sẽ có được phương pháp về cách sử dụng, quản lý và đóng con dấu đúng nhất và hợp lý nhất.
- Category: Tổng hợp tin tức tại VPEC.VN
